Dokument prawny
Polityka prywatności
Ostatnia aktualizacja: 1 października 2025
1. KILKA PODSTAWOWYCH POJĘĆ
- 1.1. Administrator – administratorem danych jesteśmy my: Simply.In sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (Wiertnicza 71, 02-952 Warszawa), wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0001031339, REGON: 525060145, NIP: 7272868199, kapitał zakładowy: 150 000 zł.
- 1.2. Dane osobowe – wszystkie informacje, które samodzielnie lub w powiązaniu z innymi informacjami pozwalają zidentyfikować osobę bezpośrednio (np. adres e-mail) lub pośrednio (np. aktywność na stronie).
- 1.3. RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
- 1.4. Użytkownik – osoba fizyczna korzystająca z Systemu.
- 1.5. Merchant – osoba fizyczna, jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej lub osoba prawna, która zawarła z nami umowę współpracy.
- 1.6. System – udostępniane przez nas oprogramowanie Simply.In, które umożliwia zapamiętanie danych podczas zakupów internetowych i usprawnia dokonanie zakupów, dostępne w aplikacji mobilnej Simply.In lub w serwisie internetowym pod adresem https://simply.in.
- 1.7. Regulamin – Regulamin Usług Simply.In dostępny pod adresem https://simply.in/terms-b2c.
2. JAKIE DANE PRZETWARZAMY
- 2.1. Zbieramy dane niezbędne, aby świadczyć usługi drogą elektroniczną, a także informacje o Twojej aktywności. Szczegółowe zasady i cele przetwarzania danych opisaliśmy poniżej.
- 2.2. Gdy korzystasz z niektórych usług lub formularzy, możesz podać dodatkowe dane. Ich podanie jest dobrowolne – nie jest niezbędne do skorzystania z usługi. Informujemy o tym np. przez oznaczenie pól obowiązkowych. Podanie danych oznaczonych jako „obowiązkowe” również jest dobrowolne, jednakże ich niepodanie będzie skutkować brakiem możliwości skorzystania z części lub całości świadczonych przez nas usług.
3. DLACZEGO PRZETWARZAMY DANE
korzystanie z systemu przez użytkowników
- 3.1. Aby świadczyć Użytkownikowi usługi w Systemie, przetwarzamy jego dane identyfikacyjne i kontaktowe, w tym: imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, adres zamieszkania, datę urodzenia. Za zgodą Użytkownika, aby autoryzować transakcję, możemy też przetwarzać dane biometryczne, takie jak odcisk palca czy skan twarzy.
- 3.2. W ramach obsługi i prowadzenia konta w Systemie przetwarzamy dane dotyczące tego konta, w tym datę założenia konta i historię podjętych w nim działań, m.in. wykonanych transakcji.
- 3.3. Dane te przetwarzamy w celach opisanych w tabeli poniżej.
| CELE PRZETWARZANIA | PODSTAWA PRAWNA PRZETWARZANIA | OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH |
|---|---|---|
| Świadczenie usług związanych z założeniem i obsługą konta | Niezbędność przetwarzania do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) | Do chwili zamknięcia konta |
| Autoryzacja transakcji | Zgoda Użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO w zw. z art. 9 ust. 2 lit. a RODO)) | Do momentu wycofania zgody |
| Analiza aktywności Użytkownika w Systemie | Prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), który polega na prowadzeniu analiz aktywności Użytkowników, a także ich preferencji w celu poprawy | Do chwili zamknięcia konta lub do momentu, gdy Użytkownik wyrazi skuteczny sprzeciw (nie dłużej niż do końca roku następującego po 3 latach |
| stosowanych funkcjonalności i świadczonych usług. W zakresie w jakim w celu analiz wykorzystywane są pliki cookies – zgoda Użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). | od zakończenia świadczenia usług). W przypadku działania na podstawie zgody Użytkownika – do momentu jej wycofania lub do momentu utraty przydatności danych. | |
| Optymalizacja funkcjonalności w oparciu o geolokalizację Użytkownika | Zgoda Użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) | Do momentu wycofania zgody lub utraty przydatności danych. |
| Uzupełnianie formularzy w imieniu Użytkownika | Niezbędność przetwarzania do wykonania Umowy, o ile Użytkownik udzielił nam upoważnienia (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) | Do momentu zakończenia świadczenia Usług lub do momentu cofnięcia upoważnienia przez Użytkownika |
KORZYSTANIE Z SYSTEMU PRZEZ MERCHANTÓW I ICH REPREZENTANTÓW
- 3.4. Aby świadczyć w Systemie usługi Merchantowi, który jest osobą fizyczną, przetwarzamy jego dane identyfikacyjne i kontaktowe, w tym: imię, nazwisko, nazwę firmy, numer telefonu, adres e-mail, adres zamieszkania, NIP.
- 3.5. Aby świadczyć w Systemie usługi Merchantowi, który nie jest osobą fizyczną, przetwarzamy dane identyfikacyjne i kontaktowe osoby, która go reprezentuje, w tym: imię, nazwisko, nazwę firmy, numer telefonu, adres e-mail, adres zamieszkania, stanowisko/funkcję.
- 3.6. Dane te przetwarzamy w celach opisanych w tabeli poniżej.
| CELE PRZETWARZANIA | PODSTAWA PRAWNA PRZETWARZANIA | OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH |
|---|---|---|
| Świadczenie Merchantowi usługi dostępu do Systemu | Niezbędność przetwarzania do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) – w przypadku Merchantów będących osobami fizycznymi. Prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), który polega na prawidłowym wykonaniu | Przez okres trwania umowy o dostęp do Systemu (w przypadku przetwarzania na podstawie art. 6 ust.1 lit. b RODO). Przez okres trwania umowy o dostęp do Systemu lub do momentu wyrażenia skutecznego sprzeciwu (w |
| umowy z Merchantem, którego reprezentuje dana osoba – w przypadku Merchantów niebędących osobami fizycznymi. | przypadku przetwarzania na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO). | |
| Identyfikacja Merchantów i ich reprezentantów | Prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), który polega na zapewnieniu wiarygodnej identyfikacji kontrahenta i jego przedstawicieli. | Przez okres trwania umowy o dostęp do Systemu lub do momentu wyrażenia skutecznego sprzeciwu |
| Sprawozdawczość podatkowa i wystawianie dokumentów księgowych | Niezbędność dla realizacji obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z odpowiednimi przepisami podatkowymi i przepisami o rachunkowości) | 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło wykonanie usługi lub wystawienie danego dokumentu księgowego |
| Utrzymywanie stałej relacji biznesowej w związku z wykonywaniem umowy | Prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), który polega na bieżącym wykonywaniu umowy | Przez okres trwania umowy o dostęp do Systemu lub do momentu wyrażenia skutecznego sprzeciwu |
| Nasze wewnętrzne cele administracyjne | Prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), który polega na sprawnym zarządzaniu przedsiębiorstwem Administratora | Przez okres trwania umowy o dostęp do Systemu lub do momentu wyrażenia skutecznego sprzeciwu |
MARKETING I KOMUNIKACJA HANDLOWA
- 3.7. Wykorzystujemy Twój adres e-mail i numer telefonu, aby wysyłać Ci bezpośrednie komunikaty marketingowe (wiadomości e-mail, powiadomienia push, SMS-y lub połączenia telefoniczne). Robimy to tylko wtedy, gdy wyrazisz na to zgodę, zaznaczając odpowiednie pole podczas rejestracji lub w koncie. Możesz w każdej chwili wycofać zgodę.
- 3.8. Możesz wycofać poszczególne zgody w swoim profilu w Systemie. W razie problemów ze zmianą ustawień skontaktuj się z nami pod adresem support@simply.in.
- 3.9. W ramach działań marketingowych przetwarzamy dane w celach opisanych w tabeli poniżej.
| CELE PRZETWARZANIA | PODSTAWA PRAWNA PRZETWARZANIA | OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH |
|---|---|---|
| Wysyłanie bezpośrednich komunikatów marketingowych za pośrednictwem poczty elektronicznej, powiadomień push, SMS-ów lub połączeń telefonicznych | Uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) w związku z wyrażoną zgodą na konkretny kanał komunikacji marketingowej | Do momentu, gdy wycofasz zgodę na otrzymywanie komunikatów i informacji (na podstawie przepisów dotyczących komunikacji elektronicznej) lub wyrazisz skuteczny sprzeciw wobec przetwarzania danych |
pozostałe cele przetwarzania
- 3.10. Dane osobowe, które przekazujesz nam mailowo lub telefonicznie w celach kontaktowych, przetwarzamy wyłącznie po to, aby zidentyfikować Cię i udzielić odpowiedzi.
- 3.11. Zbieramy wszystkie informacje, które zdecydujesz się nam przekazać podczas rozmowy telefonicznej lub w trakcie korespondencji z nami.
- 3.12. Aby zapewnić Ci wygodę i satysfakcję z korzystania z Systemu, cały czas go rozwijamy. Dlatego prowadzimy różne analizy, testy i badania, wykorzystując informacje o Twojej aktywności w Systemie. Gromadzimy też m.in. dane o historii wykonanych transakcji.
- 3.13 Aby zapobiegać niepożądanym działaniom, które naruszają Regulamin, zbieramy i analizujemy różne typy danych, takie jak informacje o Twoim zachowaniu w Systemie, historia transakcji i dane logowania.
- 3.14 W ramach tych działań przetwarzamy dane w celach opisanych w tabeli poniżej
| CELE PRZETWARZANIA | PODSTAWA PRAWNA PRZETWARZANIA | OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH |
|---|---|---|
| Obsługa reklamacji | Niezbędność przetwarzania do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). | Do momentu zakończenia obsługi zapytania lub przez okres wskazany w przepisach prawa |
| Obsługa wniosków podmiotów danych | Obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) | Do momentu zakończenia obsługi zapytania lub przez okres wskazany w przepisach prawa |
| Obsługa innych wniosków i zgłoszeń | Prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), który polega na udzielaniu odpowiedzi na kierowane do niego zapytania dotyczące prowadzonej działalności gospodarczej; w zakresie danych podanych fakultatywnie podstawą prawną przetwarzania jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) | Do momentu zakończenia obsługi zapytania lub do momentu, gdy wyrazisz skuteczny sprzeciw wobec przetwarzania danych W przypadku danych podanych fakultatywnie – do momentu, w którym wycofasz zgodę |
| Poprawa jakości usług i obsługi | Prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), który polega na prowadzeniu analiz aktywności w Systemie w celu poprawy i rozwoju stosowanych funkcjonalności | Do momentu, gdy zakończymy przechowywanie Twoich danych w związku z innym aktywnym celem przetwarzania, lub do momentu, gdy wyrazisz skuteczny sprzeciw (nie dłużej niż przez 5 lat od końca roku, w którym zakończyliśmy świadczenie usług) |
| Wykrywanie i przeciwdziałanie nadużyciom | Prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), który polega na podejmowaniu działań zapobiegających nieuprawnionym działaniom w Systemie | 24 miesiące od zamknięcia konta lub do momentu, gdy wyrazisz skuteczny sprzeciw |
4. JAK DŁUGO PRZECHOWUJEMY DANE
- 4.1. Okresy przechowywania danych wskazaliśmy w tabelach powyżej. Możemy je przedłużyć, jeśli przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia i dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed roszczeniami. Po tym czasie przechowujemy dane jedynie w przypadku i zakresie, w jakim wymagają tego przepisy prawa. Gdy upłynie okres przechowywania, nieodwracalnie usuwamy lub anonimizujemy dane.
5. PLIKI COOKIE I PODOBNE TECHNOLOGIE
- 5.1 Pliki cookie to małe pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu Użytkownika, gdy korzysta z serwisów internetowych. Zapamiętują m.in. jego wizytę i ustawienia. Pełnią rozmaite funkcje, ale wykorzystujemy je przede wszystkim, aby umożliwić Ci dostęp do Systemu i ułatwić Ci korzystanie z usług dostępnych w Systemie.
- 5.2 Używamy plików cookie również w celach analitycznych i marketingowych, jednak wyłącznie wtedy, gdy się na to zgodzisz. Zgodę tę można zmienić lub wycofać w każdym momencie.
- 5.3 Pliki cookie dzieli się na stałe i sesyjne – w zależności od tego, jak długo są przechowywane, oraz na niezbędne i opcjonalne – w zależności od celów, dla których są wykorzystywane.
STAŁE I SESYJNE PLIKI COOKIE
| RODZAJ | OPIS |
|---|---|
| Sesyjne pliki cookie | Niektóre cookies są plikami tymczasowymi, przechowywanymi do czasu wylogowania, opuszczenia strony lub wyłączenia przeglądarki internetowej. Tego rodzaju cookies pomagają nam analizować ruch sieciowy, umożliwiają m.in. identyfikację i rozwiązywanie problemów technicznych. |
| „Stałe” pliki cookie | „Stałe” pliki cookie przechowywane są przez czas określony w ich parametrach lub do czasu, gdy je usuniesz. Pomagają nam zapamiętać Twoje ustawienia i preferencje, aby uczynić Twoją kolejną wizytę wygodniejszą (np. nie będzie musiał ponownie wpisywać danych logowania). |
NIEZBĘDNE I OPCJONALNE PLIKI COOKIE
| RODZAJ | OPIS |
|---|---|
| Niezbędne pliki cookie | Te pliki cookie są instalowane, aby zapewnić dostęp do Systemu i jego podstawowych funkcji, nie wymagają zatem Twojej zgody. Bez niezbędnych plików cookie nie moglibyśmy świadczyć Ci usług w |
| ramach Systemu. | |
| Opcjonalne pliki cookie | Z tych cookies korzystamy wyłącznie wtedy, gdy się na to zgodzisz. Mogą one służyć np. do realizacji naszych celów analitycznych i reklamowych. |
- 5.4. Wykorzystujemy pliki cookie własne oraz naszych zaufanych partnerów. Współpracujemy z dostawcami usług i narzędzi analitycznych, takimi jak Google Analytics, aby lepiej zrozumieć, jak działa System. Szczegółowe informacje o tym, jak przetwarzają oni Twoje dane, można znaleźć w ich politykach prywatności.
ZARZĄDZANIE USTAWIENIAMI COOKIES
- 5.5. Możesz zarządzać plikami cookie również przez zmianę ustawień przeglądarki. Szczegółowe informacje na ten temat możesz znaleźć pod poniższymi linkami.
6. Z JAKICH NARZĘDZI KORZYSTAMY
- 6.1. Aby lepiej zrozumieć Twoje zachowania w Systemie, współpracujemy z dostawcami narzędzi analitycznych opisanych w tabeli poniżej.
| NARZĘDZIE | CELE PRZETWARZANIA DANYCH PRZEZ GOOGLE | SZCZEGÓŁOWE INFORMACJE |
|---|---|---|
| Google Analytics |
| https://www.google.com/intl/pl/policies/privacy/partners |
| Google Firebase Analytics |
| https://clarity.microsoft.com/privacy |
7. KOMU MOŻEMY PRZEKAZAĆ TWOJE DANE
- 7.1. Przekazujemy Twoje dane innym podmiotom, aby zapewnić wykonanie i najwyższy poziom usług lub gdy mamy taki obowiązek prawny:
- 7.1.1. Merchanci – aby należycie wykonać umowę, udostępniamy dane Użytkownika Merchantowi, w którego witrynie zalogował się on do Systemu (staje się on wówczas administratorem danego Użytkownika i powinien przekazać mu informacje dot. zasad i celów przetwarzania jego danych osobowych);
- 7.1.2. podmioty trzecie świadczące usługi – korzystamy z usług podmiotów trzecich, które pomagają nam utrzymywać i dostarczać określone rozwiązania związane z Systemem. To np. dostawcy odpowiedzialni za obsługę systemów IT, podmioty świadczące usługi księgowe lub prawne, agencje marketingowe. Przetwarzają oni dane jako podmioty przetwarzające (procesorzy) zgodnie z naszymi instrukcjami, wyłącznie we wskazanym przez nas zakresie;
- 7.1.3. organy ścigania, organy nadzorcze i inne – możemy ujawnić wybrane informacje na Twój temat właściwym organom lub osobom trzecim, które zgłoszą takie żądanie. Zrobimy to zgodnie z przepisami prawa.
8. CZY PRZEKAZUJEMY DANE POZA EOG
- 8.1. Przekazujemy dane osobowe poza EOG tylko wtedy, gdy to konieczne. Zapewniamy ochronę na poziomie wymaganym przez RODO. W tym celu:
- 8.1.1. współpracujemy z podmiotami przetwarzającymi dane w państwach, wobec których Komisja Europejska wydała decyzję stwierdzającą zapewnienie odpowiedniego stopnia ochrony danych;
- 8.1.2. stosujemy standardowe klauzule umowne wydane przez Komisję Europejską.
- 8.2. Możesz poprosić o dodatkowe informacje na temat przekazywania danych poza EOG i uzyskać kopię przyjętych środków ochrony, pisząc do nas na adres support@simply.in lub na nasz adres korespondencyjny.
9. JAK DBAMY O BEZPIECZEŃSTWO DANYCH
- 9.1. Wszystkie dane osobowe traktujemy jako poufne i przechowujemy je na bezpiecznych serwerach. Dostęp do danych mają wyłącznie osoby, które powinny mieć taki dostęp.
- 9.2. Na bieżąco przeprowadzamy audyty i kontrole wewnętrzne, aby upewnić się, że stosujemy środki, które zapewniają zgodność z międzynarodowymi standardami bezpieczeństwa i wewnętrznymi procedurami.
- 9.3. Gdy dostęp do Systemu zabezpieczamy jednorazowym kodem (lub gdy Ty korzystasz z takiej opcji), masz obowiązek zachować ten kod w poufności i nie udostępniać go osobom trzecim.
10. TWOJE PRAWA
- 10.1. W związku z tym, że przetwarzamy Twoje dane, przysługują Ci następujące prawa:
- 10.1.1. prawo dostępu do danych – możesz sprawdzić, czy przetwarzamy Twoje dane, a jeśli tak, możesz otrzymać ich kopię;
- 10.1.2. prawo do sprostowania – możesz żądać poprawienia niekompletnych, nieprawdziwych lub nieaktualnych danych;
- 10.1.3. prawo do usunięcia danych – na tej podstawie możesz żądać usunięcia danych, które nie są już niezbędne do żadnego z celów, dla których zostały zebrane;
- 10.1.4. prawo do ograniczenia przetwarzania – na tej podstawie zaprzestajemy wykonywania operacji na Twoich danych – z wyjątkiem operacji, na które wyraziłeś zgodę – i ich przechowywania zgodnie z przyjętymi zasadami retencji lub dopóki nie ustaną przyczyny ograniczenia przetwarzania (np. organ nadzorczy wyda decyzję, która zezwala na dalsze przetwarzanie danych);
- 10.1.5. prawo do przenoszenia danych – realizując to prawo, dostarczymy Tobie lub wskazanej przez Ciebie osobie Twoje dane. Prawo to przysługuje Ci jednak tylko w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody lub w ramach wykonania umowy, a przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany (w systemach IT);
- 10.1.6. prawo sprzeciwu wobec przetwarzania – dotyczy sytuacji, gdy przetwarzamy Twoje dane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu. Możesz wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją, gdy Twoim zdaniem przetwarzanie wpływa na Twoje prawa lub wolności. Zawsze też możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego;
- 10.1.7. prawo wycofania zgody – jeśli udzieliłeś nam zgody na przetwarzanie niektórych Twoich danych, masz prawo ją wycofać w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem;
- 10.1.8. prawo do skargi – masz prawo w dowolnym czasie wnieść skargę do właściwego organu nadzorczego. W Polsce takim organem jest Prezesem Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
- 10.2. Żądanie dotyczące realizacji praw możesz zgłosić na adres support@simply.in lub na nasz adres korespondencyjny
- 10.3. Jeśli nie będziemy w stanie zidentyfikować Cię na podstawie żądania, poprosimy o dodatkowe informacje. Nie musisz ich podawać, jednak w takim wypadku odmówimy realizacji żądania.
- 10.4. Odpowiedzi udzielimy w ciągu miesiąca. Jeśli będziemy musieli przedłużyć ten termin, poinformujemy Cię o przyczynach.
11. JAK MOŻESZ SIĘ Z NAMI SKONTAKTOWAĆ
- 11.1. Możesz napisać do nas na adres support@simply.in lub na nasz adres korespondencyjny.
12. PROFILOWANIE I ZAUTOMATYZOWANE PODEJMOWANIE DECYZJI
- 12.1. W ramach Systemu nie będziemy dokonywać profilowania Użytkowników, względem Użytkowników (w tym Merchantów) nie będą stosowane procesy zautomatyzowanego podejmowania decyzji.
13. ZMIANY W POLITYCE PRYWATNOŚCI
- 13.1. Na bieżąco weryfikujemy i aktualizujemy Politykę prywatności. Jej aktualna wersja obowiązuje od daty wskazanej na górze strony.